6 ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพที่สำนักงาน

เราขอแนะนำ: โปรแกรมสำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาด, เพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วของ Windows

การถือกำเนิดของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยลดความตึงเครียดในการจัดการงานกระดาษที่รก ดังนั้นนายจ้างสามารถประหยัดเวลาและในเวลาเดียวกันปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ดังนั้นหากคุณต้องการลดการใช้เอกสารกระดาษและปรับปรุงประสิทธิภาพคุณอยู่ในที่ที่เหมาะสม บทความนี้ให้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดหกรายการให้คุณเลือก

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารหรือที่เรียกว่า Document Management Systems (DMS) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อติดตามปรับปรุงและจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการลดปริมาณงานและเร่งกระบวนการทำงาน

ติดตามผ่านโพสต์นี้เพื่อรับมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับพีซีคืออะไร

1

eFileCabinet

eFileCabinet เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารชั้นนำในปัจจุบัน มันถูกสร้างขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บดึงและแบ่งปันไฟล์สำนักงาน อย่างไรก็ตามฟังก์ชั่นของซอฟต์แวร์นั้นนอกเหนือไปจากการจัดการเอกสารเนื่องจากมีการติดตั้งเครื่องมือการบัญชีและทรัพยากรบุคคล

eFileCabinet โฮสต์การสนับสนุนสองรุ่น: รุ่นเดสก์ท็อป (เข้ากันได้กับ Windows 10) และรุ่นมือถือออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับอุปกรณ์มือถือ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้โฮสต์ฟังก์ชันที่เรียกว่า "cloud-view" ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สำรองไฟล์ของพวกเขาบนคลาวด์โดยตรงผ่านแพลตฟอร์มของซอฟต์แวร์ ด้วยวิธีนี้ผู้ใช้สามารถดูและแยกไฟล์ผ่านอุปกรณ์ใด ๆ ได้โดยที่อุปกรณ์ดังกล่าวเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

นอกจากนี้ eFileCabinet ยังตอบสนองทุกความต้องการของอุตสาหกรรมรวมถึง SEC, HIPAA, FINRA และข้อกำหนดมาตรฐานอื่น ๆ

นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ดังกล่าวทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบกับ SecureDrawer ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นการแบ่งปันที่ไม่เหมือนใครซึ่งทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มแชร์ไฟล์แบบ end-to-end ระหว่างคุณและลูกค้าของคุณมันสามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์บุคคลที่สามเช่น MS Outlook ได้อย่างราบรื่น eSignature ปลอดภัยสแกนเนอร์เครื่องพิมพ์และอื่น ๆ

Lastl, . ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร eFileCabinet ให้บริการทั้งแบบออนไลน์และในสถานที่ ซอฟต์แวร์นี้ให้ทดลองใช้ฟรีสองสัปดาห์แก่ผู้ใช้ใหม่หลังจากนั้นพวกเขาสามารถสมัครสมาชิกแผนชำระเงินในราคาเริ่มต้นที่ $ 15

ดาวน์โหลด eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM คือหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาด มันเป็นซอฟต์แวร์การจัดการระดับองค์กรที่หลากหลายซึ่งสร้างขึ้นเพื่อดำเนินงานในสำนักงานตั้งแต่การจัดการเอกสารไปจนถึงการทำงานอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ไปจนถึงหน้าที่การบริหาร

เครื่องมือนี้ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับคอมพิวเตอร์ Windows อย่างไรก็ตามมันสามารถเข้าถึงได้ผ่านโฮสต์ของระบบปฏิบัติการเดสก์ท็อปอื่น ๆ เช่น Linux

โดยทั่วไปซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะโฮสต์ชุดโมดูลแบบไดนามิกซึ่งดำเนินการการจัดการทั้งหมดของซอฟต์แวร์ โมดูลเหล่านี้บางส่วนประกอบด้วย: การแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์, eSignature, การเข้ารหัส (สำหรับการเข้ารหัสและถอดรหัสไฟล์), บาร์โค้ด, Mail Archiver และอื่น ๆ

นอกจากนี้การออกแบบที่ยืดหยุ่นของซอฟต์แวร์ยังช่วยให้สามารถผนวกรวมเข้ากับเครื่องมือสำนักงานที่เกี่ยวข้องเช่น AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office และอีกมากมาย นอกจากนี้ยังมีระบบตรวจสอบความถูกต้องแบบเสียบได้ซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอกหรือเซิร์ฟเวอร์เช่น SQL, Oracle, MySQL และอื่น ๆ

จากที่กล่าวมาแล้วผู้ใช้จึงได้รับโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการทำงานทั้งหมดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้ถูกมองเห็นโดยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากกว่าผู้จัดการเอกสารทั่วไป

OpenKM เสนอแผนพื้นฐานสองแผนสำหรับผู้ใช้ใหม่: OpenKM Community และ OpenKM Professional อดีตมีให้ใช้งานฟรี (มีคุณสมบัติ จำกัด ) ในขณะที่รุ่นหลังมีคุณสมบัติที่ทรงพลังกว่าเป็นแผนชำระเงินและเสนอโดยการเสนอราคา (การกำหนดราคาที่กำหนดเอง)

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบของซอฟต์แวร์และข้อกำหนดการดาวน์โหลดให้เข้าสู่เว็บไซต์ดาวน์โหลด OpenKM

ดาวน์โหลด OpenKM

3

Templafy

Templafy เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในตลาดปัจจุบัน มันเป็นเครื่องมือยูทิลิตี้ทุกรอบซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อจัดเก็บเรียกและแบ่งปันเอกสารสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่รองรับระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือทุกรูปแบบ

เพื่อความสะดวกมีรุ่นที่กำหนดไว้สำหรับเดสก์ท็อป (รวมกับ Windows) และสมาร์ทโฟน (แอพมือถือ)

โดยทั่วไป Templafy ช่วยให้การจัดเก็บไฟล์และการทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นไปได้อย่างราบรื่นโดยกำจัดขั้นตอนการทำงานข้ามแพลตฟอร์มที่ต่างกัน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยเพิ่มความคล่องตัวในเครื่องมือการทำงานที่จำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือสร้างเอกสารเช่น MS Office บนแพลตฟอร์มเดียวจึงช่วยให้คุณมีเวิร์กโฟลว์แบบครบวงจร

นอกจากนี้ Templafy ยังมีส่วนต่อประสานการนำทางที่ค่อนข้างเป็นธรรมซึ่งทำให้มันเหมาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ใช้เทคโนโลยีต่ำเนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนสามารถให้ข้อเสนอแนะแบ่งปันไฟล์และสร้างเอกสารได้อย่างง่ายดาย

ทั้งหมดนี้ถูกส่งผ่านฟีดเดียวและได้รับการตรวจสอบโดยผู้ดูแลระบบ (ผู้ว่าจ้าง) เพื่อให้แน่ใจว่าทุกความต้องการและเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ

สุดท้ายเช่นเดียวกับเครื่องมือยูทิลิตี้ที่ทนทานที่สุด Templafy ไม่ได้ราคาถูก ในความเป็นจริงมันเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่แพงที่สุดในตลาด มันสามารถใช้ได้ที่อัตราการสมัครสมาชิกคงที่ $ 355 ต่อเดือน อย่างไรก็ตามมีระยะเวลาทดลองใช้ฟรีก่อนสมัครเต็ม เยี่ยมชมเว็บไซต์อย่างเป็นทางการเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม

ดาวน์โหลด Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS ผลิตภัณฑ์ของ SutiSoft เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ครอบคลุมที่สุดในตลาด ประกอบด้วยเครื่องมือมากมายสำหรับการจัดการและจัดระเบียบเอกสารการแชร์ไฟล์การเก็บบันทึกและการปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ทำงานบนเว็บซึ่งได้รับการสนับสนุนทั่วทั้งกระดานทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือ

นอกจากนี้ SutiDMS ยังมีชุดเครื่องมือมัลติฟังก์ชั่นซึ่งรวมถึงแดชบอร์ดที่ปรับเปลี่ยนได้, ไลบรารีเอกสาร, การจับเอกสาร OCR, การรวมหลาย ๆ (ด้วย MS Outlook, Gmail และ Yahoo Mail), การรวมไฟล์, การเก็บเอกสารถาวรและการเก็บรักษา ท่ามกลางคนอื่น ๆ.

โดยทั่วไปซอฟต์แวร์จะทำหน้าที่เป็นแหล่งเก็บข้อมูลขั้นสูงสุดซึ่งคุณสามารถเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณและฟังก์ชันการทำงานบนเว็บเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงและเรียกใช้เอกสารได้ตลอดเวลา

อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้เสนอราคาระดับองค์กรซึ่งมีให้โดยการเสนอราคา

มีแผนลดลงสองแผน: แผนพรีเมียม และ แผนอาชีพ แผน Professional ออกแบบมาสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คนและสามารถใช้ได้ในราคา $ 18 ต่อผู้ใช้ (ต่อเดือน) ในทางกลับกันแผนระดับพรีเมียมนั้นมีไว้สำหรับองค์กรขนาดกลางที่มีพนักงานน้อยกว่า 500 คนและมีให้บริการในราคา $ 20 ต่อผู้ใช้ (ต่อเดือน)

ดาวน์โหลด SutiDMS

5

FileHold

FileHold เป็นโซลูชั่นการจัดการเอกสารแบบครบวงจรซึ่งรวมเอาฟังก์ชั่นที่แตกต่างกันเพื่อให้ผู้ใช้มีพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางและกระบวนการทำงานที่ง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารไม่กี่ตัวที่ได้รับการกำหนดเป็นพิเศษสำหรับพีซี Windows 10 และ Windows รุ่นอื่น (7/8 / 8.1) อย่างไรก็ตามมันสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ Linux และ Mac

คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ถูกจัดหมวดหมู่ภายใต้ "มาตรฐาน", "ตัวเลือก", "กำหนดเอง" และ "สแกนเอกสารและถ่ายภาพ" คุณสมบัติบางอย่างเหล่านี้รวมถึงการจับข้อมูลเมตา (การติดแท็กเอกสาร), ปฏิทิน, แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์, eSignature, OCR (ฝั่งเซิร์ฟเวอร์), การป้อนอัตโนมัติ, การจับ SmartSoft และอื่น ๆ

นอกจากนี้ FileHold โฮสต์ความสามารถในการทำงานร่วมกับชุดซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเช่น MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint และอื่น ๆ ทั้งหมดนี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บไฟล์การเรียกคืนและการใช้งานร่วมกัน

สุดท้าย FileHold เสนอแผนราคาพื้นฐานสองแบบ FileHold Express และ FileHold Enterprise แผน Express ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานน้อยกว่า 20 คนในขณะที่แผนองค์กรเหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่หรือทีมที่มีสมาชิกมากกว่า 20 คน

อย่างไรก็ตามอัตราการสมัครสมาชิกของทั้งสองแผนมีให้โดยอ้างเท่านั้น คุณสามารถส่งอีเมลไปยังทีมขายของ FileHold เพื่อขอใบเสนอราคาสำหรับธุรกิจของคุณ

ดาวน์โหลด FileHold

6

M-Files

M-Files เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในปัจจุบัน เป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับฟังก์ชั่น "การวิเคราะห์การทำซ้ำ" ซึ่งออกแบบมาเพื่อปกป้องผู้ใช้จากการทำสำเนาเอกสาร มันเป็น DMS บนคลาวด์ ดังนั้นจึงรองรับทั้งเดสก์ท็อปและแพลตฟอร์มมือถือ

นอกจากนี้ยังมีรุ่นเดสก์ท็อปที่กำหนด (สำหรับ Windows 10 / 8.1 / 8/7) รวมถึงแอพมือถือสำหรับอุปกรณ์มือถือที่เลือก

นอกจากนั้นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารนี้สำหรับ Windows 10 ยังเป็นที่เก็บข้อมูลที่มีการจัดระเบียบซึ่งมีการจัดระเบียบและบันทึกเอกสารอย่างเหมาะสม มันวิเคราะห์การค้นหาเอกสารโดยเชื่อมโยงชื่อไฟล์กับตัวบ่งชี้อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่นวันที่และโครงการ ด้วยเหตุนี้ซอฟต์แวร์จึงสามารถกำจัดรายการซ้ำได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้แพลตฟอร์มรวมยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการปรับปรุงงานที่มอบหมาย (จากนายจ้างถึงพนักงาน) และการปฏิบัติงานและการส่งมอบ (จากพนักงานไปจนถึงนายจ้าง) ผลลัพธ์ที่ได้คือการปรับปรุงการผลิต

นอกจากนี้ M-Files เป็น DMS ที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือเช่น MS Office และโฮสต์ของเครื่องมือ CRM เช่น Salesforce ได้อย่างง่ายดาย เหมาะสำหรับธุรกิจทุกประเภท นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกการปรับใช้พื้นฐานสามข้อเสนอรวมถึงในสถานที่ตั้งบนคลาวด์และไฮบริด (รวมกัน)

M-Files ให้ทดลองใช้ฟรีหนึ่งเดือนแก่ผู้ใช้ใหม่หลังจากนั้นพวกเขาสามารถอัปเกรดเป็นแผนองค์กรได้อย่างง่ายดายซึ่งเสนอโดยใบเสนอราคา

ดาวน์โหลด M-Files

ข้อสรุป

วันนี้มีการใช้เอกสารกระดาษลดลงทั่วโลกด้วยหลายองค์กรโรงเรียนและสถาบันของรัฐต้องการความสะดวกในการจัดเก็บแบบไร้กระดาษให้กับความยุ่งยากของไฟล์และโฟลเดอร์กระดาษ

ดังนั้นจึงมีความต้องการซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ได้มาตรฐานและทนทานอย่างต่อเนื่อง ด้วยความต้องการนี้เราได้รวบรวมซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในตลาดเพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจของคุณเช่นเดียวกับที่ DMS ใช้สำหรับธุรกิจของคุณ

แนะนำ

ไคลเอนต์อีเมล 5 อันดับแรกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: อันดับ 2 ไม่น่าแปลกใจเลย
2019
ดาวน์โหลดไดรเวอร์คอนโทรลเลอร์ Xbox 360 ที่เหมาะสมสำหรับพีซี Windows
2019
การแก้ไข: ผ่านทางไดรเวอร์เสียง HD ไม่ทำงานบน Windows 10
2019